Anonymisiertes Praxisbeispiel
Formulare online unterschreiben und sicher übertragen
Vom Formular zum durchgängigen digitalen Prozess: im Browser erfassen, direkt auf dem Endgerät unterschreiben und verschlüsselt in die weitere Bearbeitung übertragen.
Ausgangslage
Formulare mit personenbezogenen Daten sollten möglichst einfach ausgefüllt und unterschrieben werden können. Der bisherige Ablauf mit Ausdruck, Scan und Rücksendung verursachte Medienbrüche und zusätzliche manuelle Arbeit.
Herausforderung
Die Lösung musste eine einfache Nutzung auf verschiedenen Endgeräten, eine direkte Online-Unterschrift und eine geschützte Übertragung sensibler Inhalte verbinden. Gleichzeitig sollten die Angaben für die weitere Bearbeitung strukturiert bereitstehen.
Die umgesetzte Lösung
Das Formular wird über eine geschützte Onlineanwendung bereitgestellt. Die erforderlichen Angaben werden direkt im Browser erfasst. Anschließend erfolgt die Unterschrift auf Smartphone, Tablet oder Computer. Das vollständig ausgefüllte Formular wird verschlüsselt an den vorgesehenen Folgeprozess übertragen und kann ohne erneute manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden.
Der Prozess
- Geschützten Formularprozess öffnen
- Angaben direkt im Browser erfassen
- Auf dem vorhandenen Endgerät unterschreiben
- Formular verschlüsselt übertragen
- Strukturierte Daten im Folgeprozess weiterverarbeiten