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Dokumentenmanagementsystem & Workflows

Fluch oder Segen Windows und seine beiden Explorer

Wer hat den Ordner gelöscht, die Datei mit den neusten Zahlen verlegt. Wer weiß wo ein bestimmtes Dokument zu finden wäre? Bzw. welche Version des Dokuments korrekt ist.

Der Windows Explorer bietet zu viele Möglichkeiten aus Versehen Dokumente oder Ordner zu verändern.

Der Windows Explorer bietet zu wenig Möglichkeiten User zu binden.

Von Ordnerstrukturen zu Workflows: Wie Sie Dokumente effizient verwalten und DSGVO-Löschfristen einhalten

Ordnerstrukturen sind zwar ein sinnvolles Mittel, um Dokumente zu organisieren, aber sie sind nicht immer die beste Lösung. Insbesondere in einer sich schnell verändernden Geschäftswelt, in der Dokumente häufig zwischen Kunden, Lieferanten und Projekten hin- und herwechseln, kann eine einfache Ordnerstruktur schnell unübersichtlich werden. Hier können virtuelle Verknüpfungen Abhilfe schaffen.

Mit virtuellen Verknüpfungen können Dokumente an mehreren Orten abgelegt werden, ohne dass es zu Doppeleinträgen oder Verwirrung kommt. So können Dokumente zum Beispiel sowohl dem Kunden als auch dem Projekt zugeordnet werden, ohne dass man sie an mehreren Orten ablegen muss.

Workflows sind ein weiteres wichtiges Instrument, um Ordnung in die Verwaltung von Dokumenten zu bringen. Workflows definieren den Prozess, nach dem ein Dokument bearbeitet und genehmigt wird, und delegieren die Verantwortung für bestimmte Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter. So wird sichergestellt, dass alle Schritte im Prozess korrekt ausgeführt werden und dass Dokumente schnell und effizient bearbeitet werden.

Auch die Einhaltung der Löschfristen der DSGVO kann eine Herausforderung sein. Ohne Anwendungsunterstützung ist es schwierig, die Löschfristen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Dokumente rechtzeitig gelöscht werden. Eine gute Anwendungsunterstützung kann hier Abhilfe schaffen und die Einhaltung der Löschfristen erleichtern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass neue Technologien und Workflows für ihre bestehenden Ordnerstrukturen wichtige Instrumente darstellen können, um ihre Dokumente zu organisieren und die Verantwortung für die Bearbeitung von Dokumenten an die zuständigen Mitarbeiter zu delegieren. Auch bei der Einhaltung von Löschfristen kann eine gute Anwendungsunterstützung hilfreich sein

Microsoft 365 stellt per se noch kein spezifisches Dokumentenmanagement System dar. Bietet aber eine Suite von Produktivitätswerkzeugen, die Office-Anwendungen, E-Mail, Kalender, OneDrive für Business und andere Dienste beinhaltet. Es bietet einige Funktionen, die für die Verwaltung von Dokumenten und Daten nützlich sein können, wie z.B. OneDrive für Business, das es Benutzern ermöglicht, Dokumente in der Cloud zu speichern und zu teilen, und SharePoint, das als Informationsmanagement-Plattform dient. Nebenbei unterstützen Workflows den Arbeitsprozess. Die Module Flow, Automate, PowerApps, Syntex, ... bieten ohne großen Entwicklungsaufwand Funktionen vom einfachen Datenerhebungsformular, über Poweragents bis zur vollwertigen Roboter Prozess Automatiserung.

 

PDM: Zentralisierung, Effizienzsteigerung und bessere Zusammenarbeit - Die Vorteile eines Product Data Management Systems

  • Effizienzsteigerung: Ein PDM (Product Data Management) System ermöglicht es, Produktdaten zentral zu verwalten und zu organisieren. Dadurch werden Doppeleinträge und Fehler vermieden und es wird eine bessere Übersicht über die Produktdaten gewährleistet.

  • Zeitersparnis: Durch den Zugriff auf alle relevanten Daten an einem zentralen Ort können Mitarbeiter schneller auf die benötigten Informationen zugreifen und effizienter arbeiten.
  • bessere Zusammenarbeit: Ein PDM System ermöglicht es, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an denselben Produktdaten arbeiten und Änderungen in Echtzeit teilen können. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit und einer schnelleren Umsetzung von Projekten.

PDM System Primus von CAD-Adapt

Mit unserem Partner CAD Adapt GmbH bieten wir das PDM System Primus an. Speziell wenn auch die Verwaltung von CAD und Konstruktionsdaten anstehen.

PRIMUS PDM ist ein umfassendes Produktdatenmanagement-System, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Produktdaten zu organisieren, zu verwalten und zu teilen. Primus bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. Versionierung, Zugriffsrechteverwaltung und Workflows, die es Unternehmen erleichtern, ihre Produktdaten effizient zu verwalten.

PRIMUS PDM bietet Flexibilität und kann jederzeit vom Partner oder Kunden selbst angepasst werden, um individuelle Bedürfnisse zu erfüllen. Im Jahr 2021 begannen wir zum Beispiel mit der Entwicklung einer Catia CAD-Schnittstelle, die bereits erfolgreich bei einem Kunden implementiert wurde. Die CAD Schnittstellen für AutoCAD Inventor, Solid Edge und Solid Works tragen bereits seit einiger Zeit zum effizienten Konstruktionsprozess in vielen österreichischen Unternehmen bei.